Terms & Conditions CHARACTERS MODELS

The following rules shall govern all contacts between the models represented by CHARACTERS MODEL AGENCY SL, hereafter known as THE AGENCY and their clients or intermediaries.

Booking Terms

Time is charged per hour. Booked time is charged at full fee even if the model does not have to remain for the full amount of time. For full-day booking meal-time breaks must be made and if not other agreed should not be less than 30mintues and no longer than 1 full hour. Half-day bookings include working hours up to a maximum of 4 hours. Full-day bookings are valid for up to 8 hours for models and charged as soon as the 5th hour begins. Standard working hours up to a maximum of 8 hours, then overtime will be charged per hour at a rate of 15% of the model’s daily rate per hour.

The working time of the model begins at the agreed booking or call time without exceptions. Preparations such as hair and make-up are always to be included in the working time. 

THE AGENCY is authorized to represent and make statements in the name of and on behalf of the model(s).

In accordance with standard industry practice THE AGENCY receives a fee of 20% of the agreed model fee, in addition to the model fee, for its services, excluding applicable VAT.

Booking Process

Options – Options are binding reservations for a specific model at a specific time and place. An option will expire in the case where no definite booking has been received, in writing and acknowledged, two working days for Mallorca based models and five working days for foreign models before the scheduled appointment. Saturday and Sunday are not working days. Working days end at 08:00 pm Spanish time.

All repeat booking(s) are to be made through THE AGENCY, with appropriate fees paid as long as THE AGENCY shall continue to represent the model(s). The client may not, in any circumstances, contact the model(s) directly or through any third party, thereby excluding THE AGENCY

Bookings – All Bookings are binding to both sides, under Spanish law. Bookings are only valid with written confirmation by both THE AGENCY and the client.

Weather Booking – Bookings dependent on the weather can only be made at the discretion of THE AGENCY and specified at the time of booking, in writing, as such. Unless otherwise stated and agreed the client can cancel the booking up to one hour before the agreed start time. In the case of cancellation, up to one hour before the scheduled start time, the compensation fee is 50% of the agreed model fee, plus standard agency fee.

Travel and subsistence: When working in Mallorca, the customer pays mileage allowance of 0,30€/km within the island for models based in Mallorca. If the model is flying in for a job the customer pays travel and accommodation and subsistence allowance in accordance with applicable standards. Taxis are paid by the customer if necessary. Flight, boat or train tickets and costs of hotels, taxis, luggage and vaccinations are paid by the customer.

Cancellations

Must be no later than 17:00h Spanish time and two full business days prior to starting work. All cancellations must be made in writing. Saturday and Sunday nor official bank holidays are not working days. In the case where the model has to cancel the booking THE AGENCY will present suitable alternatives.

Cancellation made up to 3 working days before first shoot day will be charged with 50% of the total agreed model fee. 75% compensation fee due if cancellation is made 2 working days prior shoot and 100% compensation due if booking is cancelled 1 working day before shoot starts. Cancellation of travel shall be made no later than 7 days prior to departure., Otherwise it will be charged at half fee for the booked time. the costumer pays the cancellation costs of any travel tickets, etc. Failure to pay the fees will be deemed as a break of contract, subject to Spanish law.

Model fees

Model fees include the agreed daily model rate, the payment for ‘right of use the image’ plus applicable VAT. At the time of booking, it is responsibility of the client, without due warning, to give the context and the extent to which image/film material is to be used. The material may not be used in context other than that stated in the booking. Providing pictures to photo agencies is prohibited. All use must be agreed with THE AGENCY in advance. Additional use must be communicated to the agency prior to publication. Any use not agreed in advance will be charged for as an extra. If a specified total price includes both working fee and usage fee, no partial credit is available even if the client decides not to use the material or use it in less than planned.

Exclusivity /sole rights: Exclusivity enables the client to ensure that the model has not and will not be allowed to do advertisements for other companies or products. Reproduction fees do not include any right to exclusivity. If exclusivity is desired it must be notified and agreed in writing before booking. The desire to hire a model exclusively, and the terms, must be presented to THE AGENCY in good time prior to the planned date of the booking. When the agreement is approved, the final contract must be signed no later than 3 working days before the job. If a contract has not been signed in time, the agency reserves the right to cancel the model. Any cost because the model is cancelled is the responsibility of the client

Special arrangements

All bookings concerning editorial work, stock photography, nude or partially nude work, underwear, smoking, alcohol, furs, etc. are subject to special fees and must be agreed in writing prior to booking.

Compensation and liability

THE AGENCY is not responsible for the model having appeared in any context which is inappropriate for the client. If, during the photo shoot/filming, the client wishes to change the pictures and/or use this must be promptly notified/discussed with THE AGENCY. Where appropriate, Polaroid photos should be taken and supplied to THE AGENCY. In the case of dispute or difficulties of a serious nature the model(s) should sign off immediately, the time noted, and released from the location. THE AGENCY and the model(s) are not responsible for hairstyling, make up or styling issues. In the case where the client decides to continue working with the model all rights of liability are lost and the model fees plus Agency fee must be paid in full.

1. In the case where the model is late for a booking, for whatever reason, the model must work the agreed work period (half day, full day) from the time of arrival. Overtime rates will not apply in this instance.

2. The client is responsible for the health and safety of the model(s) at all times and all appropriate insurances must be in order, according to standard E.E.C. regulations. In the case of higher risk work THE AGENCY must be notified at the time of booking, and agreed in writing. The model retains the right to refuse to work where he/she feels an unacceptable risk of personal injury. In this case the client is liable for 70% of the total fee. Under no circumstances will the liability of the model or the Agency exceed twice the agreed model fees. Further rights subject to Spanish law.

3. The model has the right to cancel the shoot, with immediate effect, if the work does not correspond to what was stated in the booking. Any cost of interrupted photography is the responsibility of the client.

4.  In the case of Force Majeure, the agency accepts no responsibility for any costs if the model does not appear for the job due to illness or other reason out of the agency’s control, for example, missed flights.

Rights of use

Unless specific written agreement exists before the time of booking, standard terms will always apply. Upon receipt of payment in full THE AGENCY grants the client the right to use the material for one calendar year only for the particular purpose, for the company and for the product and the agreed rights of use stated in the booking. This consent is for a maximum of one calendar year form the first exposure time which should not be initiated later than a maximum of 6 months after the photo shoot /filming. If material is to be used for longer than one calendar year, a special agreement in writing must be concluded with the agency.

In no case may any material be used or presented by the client, or any intermediary until payment has been made to THE AGENCY in full. In the case where material is used before payment has been made in full or material is used outside the agreed boundaries, this will be deemed as a break of contract.

 Any other use of material such as posters, placards, packaging, displays, videos, etc. or the use of the model’s name or image requires specific written approval from the Agency. 

Contract: All contracts must be agreed in advance between the agency/booker and client. No agreements, contracts, consents, etc. may be signed by the model without THE AGENCY´s presence.

Self-promotion: All artwork (photography and/or film) may be used by the model and/or THE AGENCYas work samples, and to promote the model and/or THE AGENCY. This applies to all media including digital format, THE AGENCY´s website, the model’s portfolio, the model’s set card or other printed materials to market the model/ THE AGENCY 

Conditions of payment

Payment in full must be received within 21 calendar days from the date of the invoice. Payment must be received in Euros. All costs pertaining to the transfer of money, such as bank fees, currency exchange costs etc. are to be the responsibility of the client. The billing address and the person of responsible for payment shall be communicated to THE AGENCY by the time of booking. A VAT number is always necessary for foreign invoices.

 Objections to invoices: Should be made within seven days from the invoice date. Late objections or objections to invoices already paid will not be accepted even if they relate to reproduction fees for cancelled campaigns, etc. THE AGENCY may not subsequently claim back salaries paid from the models, this also applies to salaries/fees relating to the rights of use for cancelled campaigns. Refunds or credit of fees already paid to the model will therefore not be authorized.

Conclusions

In all cases, without exception, all dealings between THE AGENCY, the model(s) and the clients, including any intermediaries are to be governed in accordance with Spanish law. Any changes to the agreed terms and conditions must be reached in writing with THE AGENCY. The model(s) does not have the right to change the agreed terms and conditions. 

1. AVISO LEGAL

Mediante este aviso, CHARACTERS MODEL AGENCY, S.L. con Número de Identificación Fiscal B-07935091, inscrita en el Registro Mercantil de Palma de Mallorca (en adelante CHARACTERS), titular del sitio web www.characters-models.com, regula el uso del servicio del portal de Internet “www.characters-models.com”, que queda  a disposición de los usuarios de Internet. La utilización del portal y la lectura de las condiciones generales posteriormente expuestas, supone para el usuario su aceptación plena y expresa, asumiendo, su plena responsabilidad por el incumplimiento total o parcial de lo dispuesto en las cláusulas generales y particulares que se exponen y de las acciones legales y/o judiciales que se puedan derivar como consecuencia de esta infracción. Por ello, el usuario debe leer todas y cada una de las disposiciones aquí presentes, así como las sucesivas modificaciones que se vayan introduciendo tanto en las condiciones generales de uso, como en las condiciones específicas y particulares que se vayan añadiendo, que le serán de aplicación, y que el usuario podrá contemplar mediante su acceso al portal.  CHARACTERS, por otra parte, se compromete a poner en conocimiento de los usuarios, mediante notificaciones o indicándolo en la fecha de la versión, todas aquellas modificaciones, cambios o inclusión de nuevas cláusulas que se vayan incorporando. CHARACTERS, se reserva el derecho a modificar la nota legal y las condiciones de uso, con el objeto de adecuarlas a la legislación vigente aplicable en cada momento, las novedades jurisprudenciales y las prácticas habituales de mercado. Las presentes condiciones generales de uso, no excluyen la posibilidad de que determinados servicios del portal, por sus características particulares, sean sometidos, además, a unas condiciones particulares de uso, las cuales, en todo caso, podrán ser consultadas por el usuario antes de su activación.

2. SERVICIOS Y ACTIVIDADES

CHARACTERS podrá ampliar su portal a nuevos servicios, actividades o contenidos, con el fin de mejorar las prestaciones y la calidad del servicio prestado. En contrapartida, CHARACTERS, se reserva el derecho también de cancelar, modificar, sustituir o restringir los contenidos, servicios o actividades, de forma expresa y sin preaviso a los usuarios.

3. CONDICIONES DE ACCESO Y USO DEL PORTALACEPTACIÓN Y RESPONSABILIDAD DEL USUARIO

3.1 Protección de datos personales:

CHARACTERS, asume la responsabilidad de uso según la normativa establecida en la Ley de Protección de Datos de carácter Personal y asegura haber adoptado todas aquellas medidas de seguridad de índole técnica y organizativa para proteger la confidencialidad e integridad de la información, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, que lo complementa.

3.2 Uso del portal

El usuario reconoce y acepta que el uso de los contenidos y/o servicios ofrecidos por el portal serán bajo su exclusivo riesgo y/o responsabilidad. El usuario, se compromete a utilizar el portal y los servicios de conformidad con la ley, con las condiciones generales, las condiciones particulares de ciertos servicios y demás avisos, reglamentos de uso e instrucciones puestos en su conocimiento, así como con la moral y las buenas costumbres generalmente aceptadas y el orden público. Asimismo, se comprometen hacer un uso adecuado de los servicios y/o contenidos del portal y a no emplearlos para realizar actividades ilícitas o constitutivas de delito, que atenten contra los derechos de terceros y/o que infrinjan la regulación sobre propiedad industrial e intelectual, o cualesquiera otras normas del ordenamiento jurídico aplicable. El usuario se compromete a no introducir o difundir en el portal, virus o sistemas dañinos susceptibles de provocar daños en los sistemas informáticos de CHARACTERS, sus clientes, terceros ajenos o terceros usuarios, así como de no introducir hiperenlaces que permitan el acceso a las páginas web del portal y a los servicios sin el debido consentimiento. El usuario se compromete y obliga a no realizar ninguna acción que menoscabe el crédito de CHARACTERS o de terceros.

3.3 Aceptación por el usuario

La utilización del Portal implica la aceptación plena y sin reservas de todas y cada una de las disposiciones incluidas en este Aviso Legal. En consecuencia Usted debe leer atentamente el presente Aviso Legal en cada una de las ocasiones en que se proponga utilizar el Portal, ya que aquél puede sufrir modificaciones. Por el mero uso del portal y la lectura de las condiciones generales, y en su caso de las particulares, el usuario se compromete a aceptar sin reservas todas las condiciones, asumiendo su responsabilidad como consecuencia de un uso inadecuado, irresponsable o negligente, del portal y de sus contenidos, y, asumiendo, las consecuencias y responsabilidades frente a cualquier acción legal o judicial que se interponga como resultado de sus actuaciones. CHARACTERS se reserva el derecho de modificar las condiciones de uso del Sitio web, es obligación de Usted revisar periódicamente las presentes condiciones. Las presentes condiciones generales de uso, no excluyen la posibilidad de que determinados servicios del portal, por sus características particulares, sean sometidos, además, a unas condiciones particulares de uso, las cuales, en todo caso, podrán ser consultadas por Usted antes de su activación.

4. RESPONSABILIDAD POR EL FUNCIONAMIENTO Y CONTENIDO DEL PORTAL

4.1. Correcto funcionamiento, y disponibilidad continuada

CHARACTERS, no será responsable por fallos en el funcionamiento del portal, así como tampoco por la interrupción, retrasos, lentitud, pérdidas o desconexiones en las comunicaciones y en la transmisión de los mensajes. CHARACTERS, no garantiza ni se hace responsable de un funcionamiento y operatividad continua, constante e ininterrumpida del portal.

4.2. Responsabilidad por los daños al usuario CHARACTERS no será responsable, ni indirectamente ni subsidiariamente, de los daños y perjuicios de cualquier naturaleza causados al usuario como consecuencia de la presencia de virus u otros elementos en los contenidos y servicios del portal que puedan producir alteraciones en el sistema informático del usuario. Tampoco será responsable de los daños y perjuicios que se causen en el usuario por fallos y errores en el acceso, en las conexiones, en las transmisiones, en la interrupción sin justa causa del servicio, por intrusiones, virus informáticos, envíos masivos de publicidad o cuando las citadas causas, se deban a situaciones ajenas al portal como por ejemplo defectos en el ordenador del usuario, deficiencia en su conexión, virus internos en el ordenador del usuario, lentitud y problemas en las comunicaciones que tenga el usuario con operadores de telefonía, o cuando se deban a causas de fuerza mayor.

4.3. Responsabilidad en los contenidos

CHARACTERS, no garantiza la calidad, exactitud o fiabilidad de los datos, programas, informaciones u opiniones, cualquiera que sea el origen, que circulen en el portal. El usuario, asume bajo su exclusiva responsabilidad, las consecuencias, daños o acciones que pudieran derivarse del acceso a dichos contenidos.

4.4. Responsabilidad por los enlaces

CHARACTERS no será responsable, ni indirectamente ni subsidiariamente, de los daños y perjuicios de cualquier naturaleza  causados al usuario como consecuencia de su conexión a otras páginas y portales que exhibe CHARACTERS en el portal como enlaces ("links"). El usuario asume bajo su propia responsabilidad los daños y perjuicios que le puedan suceder como consecuencia de la conexión y visualización de los citados portales.

4.5. Responsabilidad por terceros

CHARACTERS, tampoco será responsable como consecuencia de los actos realizados por terceros ajenos al sistema, los cuales, quebrantando las medidas de seguridad, lleven a cabo actos contra los usuarios como el envío de virus informáticos, publicidad masiva o spam, correos comerciales, interrupción del servicio y acceso a los mensajes. CHARACTERS, se compromete y asegura haber adoptado todas las medidas técnicas, organizativas y legales para la seguridad de las comunicaciones, tanto en materia de conexiones seguras como en materia de protección de datos de carácter personal. Lo que CHARACTERS, no puede asegurar ni garantiza, y de esta forma, se exime de cualquier responsabilidad, es de la invulnerabilidad total de su sistema de seguridad ni la inviolabilidad de las comunicaciones. La exoneración de responsabilidad prevaldrá, siempre y cuando, CHARACTERS, pruebe que tenía un desconocimiento de estos virus informáticos o actuaciones por terceros, o aún conociéndolos, actuó con la diligencia debida para retirar datos, impedir el acceso, eliminar los virus en los archivos informáticos o habiendo denunciado esta situación ante las

autoridades competentes. CHARACTERS, tampoco será responsable por los daños que puedan producirse por casos de fuerza mayor, fortuitos o no imputables a la empresa. Tampoco es responsable por el funcionamiento inadecuado del portal por razones que se escapan de su competencia, como a título enunciativo y no exhaustivo, mal funcionamiento de los operadores de telefonía, mala configuración del ordenador del usuario o la insuficiente capacidad del sistema informático del usuario para soportar el contenido y la extensión de la información exhibida en el portal. No obstante, CHARACTERS, se compromete a poner la máxima diligencia para resolver los problemas técnicos, subsanarlos o ayudar al usuario a resolverlos.

5. PROPIEDAD INDUSTRIAL E INTELECTUAL

Los contenidos, elementos e información a los que el usuario pueda acceder a través del Portal están sujetos y protegidos por las normas de Propiedad Industrial e Intelectual, incluyendo a las marcas, nombres comerciales, leyendas, gráficos, fotografías, logotipos, patentes y copyright, los cuales pertenecen exclusivamente a CHARACTERS, y se encuentran protegidas por la legislación nacional, comunitaria e internacional en materia de Propiedad industrial. El usuario, se compromete a no suprimir, modificar, plagiar o alterar ningún signo distintivo, marca, nombre comercial, leyenda, gráfico o logotipo. El usuario acepta que el acceso al portal y a sus contenidos no le otorga derecho alguno sobre su propiedad, ni para su alteración o modificación, así como tampoco para su explotación, apropiación indebida, comercialización, ni para llevar a cabo cualquier acto de denigración, confusión, aprovechamiento de la reputación, o cualquier acto de competencia desleal que infrinja los derechos de propiedad industrial y otros derechos contemplados por el ordenamiento jurídico y la legislación aplicable de CHARACTERS ni de terceros que se publiciten en el portal. En relación a los contenidos, diseños, dibujos, fotografías e ilustraciones del portal, pertenecen en forma exclusiva a CHARACTERS y se encuentran protegidos por la legislación aplicable tanto nacional como internacional. El usuario reconoce que los derechos de propiedad intelectual de CHARACTERS se encuentran protegidos por la normativa establecida para la Propiedad Intelectual. El usuario reconoce que no le son cedidos ninguno de los derechos aquí establecidos y se compromete a no explotarlos, reproducirlos, comunicarlos públicamente, distribuirlos, descompilarlos o utilizar las imágenes en beneficio propio o ajeno. Cualquier acción contraria a estos derechos, serán responsabilidad del usuario, siendo el único responsable frente a terceros y responderá frente a cuantas acciones legales o judiciales se inicien por su incumplimiento. De tal manera, el usuario se compromete a utilizar esta información exclusivamente para sus propias necesidades, de consulta o de ayuda y a no llevar a cabo, ni directa ni indirectamente, ninguna explotación comercial de los servicios, del contenido, de las fotografías ni de cualquier otra acción que afecte a los derechos de propiedad industrial o intelectual de su titular ni de terceras personas, o empresas que se exhiban o se publiciten en el portal. El usuario, se obliga también a no sugerir o incitar a terceros o terceros competidores tanto de CHARACTERS como de terceras empresas qu se publiciten en el portal, para que lleven a cabo actuaciones prohibidas por la ley o actos de competencia desleal que impidan el posicionamiento de la empresa, que generen confusión, asociación, produzcan un descrédito en la imagen, marca o nombre comercial, de desprecio o actos comparativos a fin de obstaculizar la implantación, desarrollo y correcta evolución de CHARACTERS y de terceros en el comercio. Tampoco utilizará

los signos distintivos, para llevar a cabo acciones comerciales, en beneficio propio o ajeno. El usuario se abstendrá de llevar a cabo actos que atenten contra la moral, el orden público o las buenas costumbres, así como actos que atenten contra la dignidad, el honor, la imagen, la intimidad personal o familiar, o que sean ilícitos o atenten contra la moralidad y las buenas costumbres. La responsabilidad por actuaciones prohibidas o contrarias a la ley, serán exclusivamente del usuario, comprometiéndose a dejar indemne a CHARACTERS, frente a cualquier acción judicial o extrajudicial que se lleve a cabo como consecuencia de sus actos. El usuario se compromete y se hace responsable de llevar a cabo su cumplimiento y a extenderlos a todas aquellas personas autorizadas por el usuario para hacer uso de su acceso restringido del portal.

6. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

CHARACTERS, informa que determinados usos del portal, implican una entrega de datos de carácter personal por el usuario, autorizando el usuario mediante su comunicación a su tratamiento e inclusión en los ficheros con datos de carácter personal que dispone CHARACTERS. 

CHARACTERS, asegura cumplir y aplicar todas las medidas de seguridad de índole organizativo, técnico y legal que se determina la normativa contenida en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y  el Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre. CHARACTERS, se compromete a instalar otros medios técnicos, organizativos y legales adicionales en el futuro, para adecuarse, en consecuencia, a la evolución de las nuevas tecnologías en materia de seguridad e infracciones tecnológicas. No obstante, el usuario ha de ser consciente que las medidas de seguridad en Internet no son inexpugnables. Para más información, el usuario debe consultar la Política de Privacidad del portal, así como aquellas condiciones particulares en donde se especifique y sea necesario comunicar los datos de carácter personal del usuario.

7. RESPONSABILIDAD DEL USUARIO

7.1. Modificaciones

CHARACTERS, se reserva el derecho para en cualquier momento efectuar las modificaciones que estime conveniente en el portal, organizando, suprimiendo o añadiendo contenido o datos. Las citadas modificaciones, se llevarán a cabo de forma unilateral y sin previo aviso. En relación con las condiciones generales y particulares, CHARACTERS se reserva el derecho de modificarlas, alterarlas y/o redactar nuevas cláusulas en función de las nuevas actividades o servicios a las que vaya ampliando o para adaptarse a nuevas normativas y legislaciones que vayan surgiendo. Dichas modificaciones, sólo serán obligatorias a partir de su entrada en vigor y serán de aplicación para el usuario en el mismo instante en que se acceda al portal.

7.2. Suspensión del servicio

CHARACTERS se reserva el derecho de suspender de forma unilateral y sin preaviso el servicio, o, denegar el acceso al portal, de forma temporal o indefinida, a todo aquel usuario que incumpla las presentes condiciones generales o particulares, o lleve a cabo actos ilegales, ilícitos y contrarios a la ley, al orden público y a las buenas costumbres.

8. DURACIÓN Y TERMINACIÓN Y RESOLUCIÓN

La prestación de los servicios del portal y su funcionamiento tiene, en principio, un carácter indefinido. No obstante, CHARACTERS podrá suspender temporalmente el servicio o darlo por finalizado de forma definitiva, en cualquier momento o instante.

9. LEGISLACIÓN Y FUERO

Todas las cuestiones relativas al Portal se rigen en todos y cada uno de sus extremos por las Leyes españolas y se someten a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de Palma de Mallorca. Las partes, con expresa renuncia a su propio fuero, aceptan como legislación rectora del presente contrato en caso de controversia acerca de la interpretación o ejecución de las presentes cláusulas, la legislación española, y se someten para la resolución de cuantos litigios pudieran derivarse del mismo a los Juzgados y Tribunales de Palma de Mallorca.

10. CONTACTO

 

 

Podréis contactar con el equipo de CHARACTERS, en el siguiente correo electrónico, info@characters-models.com.

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